Privacy – Règlement général sur la protection des données
Depuis l’entrée en vigueur ce 25 mai 2018 du Règlement Général de la Protection des Données Personnelles (RGPD ou GDPR en anglais), notre société est davantage soucieuse à l’importance que représente le traitement de vos données confidentielles. Par conséquent, la présente Politique a pour but de définir et de vous informer de la manière dont etreac agency utilise et protège les différentes données qui nous sont fournies.
1. Qui est responsable du traitement de vos données personnelles ?
etreac agency : Rue du Bataillon des Canaris 12 – 5004 Namur
2. Quelles sont les informations que nous collectons et que nous conservons ?
Dans le cadre de notre collaboration, nous sommes amenés à collecter et conserver différentes données. En effet, notre Politique de protection des données se réalise en fonction relations qui nous lient avec vous :
- Vous êtes un(e) collaborateur (/trice) de notre société : dans ce cas, lors de votre inscription au sein de notre agence, nous recueillons différents types d’informations relatifs à votre identité, votre statut, vos connaissances linguistiques, vos expériences ainsi que vos disponibilités.
- Vous êtes un de nos clients/prospects : nous conservons différents types d’informations telles que vos coordonnées (numéro de téléphone, adresse e-mail, numéro de TVA, …) afin que nous puissions disposer de toutes les informations nécessaires à notre (futur) collaboration.
- Vous êtes un de nos fournisseurs : nous collectons également différentes informations telles que vos cordonnées (numéro de téléphone, adresse e-mail ; numéro de TVA etc) afin de pouvoir répondre à nos différentes obligations à votre égard.
Etant donné que la protection de vos données personnelles repose sur votre consentement, il est impératif que dans le cadre de notre collaboration, vous marquiez votre accord afin que nous puissions transmettre et utiliser vos données.
3. Quelle est la durée de conservation de vos données ?
Que vous soyez un de nos collaborateurs (/trices), clients/prospects ou fournisseurs, les données que nous collectons à votre égard, sont conservées selon les lois et les règlements qui sont d’application en Belgique et/ou en Europe.
4. Pourquoi et comment est-ce que nous utilisons vos données personnelles ?
Vos données personnelles sont utilisées pour différentes finalités qui seront soumises à votre approbation au préalable. En d’autres termes, nous sommes susceptibles, en fonction du lien qui nous lie, d’utiliser vos données personnelles ou vos données de facturation pour des fins commerciales où dans certaines situations où la loi l’exige.
Voici quelques exemples pour lesquels, vos données pourront être utilisées :
Si vous êtes un(e) collaborateur (/trice) de notre société :
Dans le cadre de notre collaboration, nous sommes susceptibles d’utiliser vos données afin de pouvoir vous :
- Transmettre les informations nécessaires concernant vos missions
- Contacter pour vous assister en cas de questions lors d’une de vos missions
- Garantir une rémunération correcte de vos prestations
- Transmettre tout type de document administratif (fiches de paies, fiches fiscales, …)
- Informer sur des différentes modifications établies par notre entité (règlement de travail, mise à jour de la Politique de Privacy)
- Confirmer votre action/présence auprès de notre client
Les données que nous recueillons sont également susceptibles d’être transmises, avec votre consentement, entre sociétés du même groupe et ce uniquement pour des fins professionnelles. Le but étant, entre autres, de pouvoir vous soumettre de nouvelles missions au sein de notre groupe.
Si vous êtes un de nos clients/prospects :
Dans le cadre de l’exécution d’un contrat conclu avec vous, nous utilisons vos données afin de pouvoir :
- Traiter vos différentes demandes ainsi que vos commandes
- Communiquer toutes les informations nécessaires pour le bon déroulement des actions
- Facturer les prestations de nos collaborateurs (/trices)
- Poursuivre nos intérêts commerciaux en vous envoyant, à votre demande, à nos offres de prix
- Continuer notre prospection commerciale
Si vous êtes un de nos fournisseurs :
Dans le cadre de notre collaboration, nous utilisons vos données afin de pouvoir :
- Recevoir des offres de prix ou diverses informations concernant vos produits/services
- Procéder au paiement de vos factures
- Poursuivre notre collaboration commerciale
5. Qui a accès à vos données ?
Seuls les collaborateurs de l’agence etreac ainsi que les sous-traitants désignés par notre entité ont accès aux données stockées dans nos bases de données.
6. Quels sont vos droits ?
Le Règlement Général de Protection des Données Personnelles a été mis en place afin de renforcer vos droits en matière de gestion de vos données personnelles. Grâce à cette nouvelle Politique, vous disposez à présent de plusieurs droits tels que :
- Le droit d’accès à vos données personnelles : si vous en faîtes la demande, nous devons vous fournir vos données personnelles gratuitement et ce de manière concise et transparente dans un délai d’un mois.
- Le droit à l’information : nous vous fournissons en toute transparence les informations sur la façon dont vos données personnelles sont traitées. Celles-ci dépendent de la manière dont nous avons obtenu ces données.
- Le droit à la rectification : à votre demande, nous sommes dans l’obligation de rectifier dans un délai d’un mois vos données si celles-ci sont inexactes ou incomplètes. Par ailleurs, vous serez également averti si vos données sont divulguées auprès de tiers.
- Le droit à l’oubli : si vous souhaitez que vos données ne soient plus utilisées, vous avez le droit de nous demander de les effacer.
7. Comment protégeons-nous vos données ?
Au sein de notre société, nous mettons en place des mesures administratives et techniques concernant la sécurité pour la protection de vos données personnelles.
Ceci afin d’empêcher notamment les pertes, les destructions de données ainsi que les accès non-autorisés. C’est pourquoi, vos données seront conservées uniquement le temps nécessaire à leur traitement afin que nous puissions vous fournir les services adaptés en fonction de la finalité de leur utilisation ainsi que pour des finalités légales qui exigent que nous conservions celles-ci.
8. A qui puis-je m’adresser en cas de questions ?
Pour toutes questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez à tout moment nous contacter en envoyant un mail à l’adresse suivante : j.delrez@etreac.be
9. Modification de notre Politique de Privacy
Nous nous réservons le droit de modifier notre Politique de Privacy afin, le cas échéant, de nous conformer aux diverses législations ou de l’adapter en fonction de nos pratiques. Par conséquent, nous vous invitons à la consulter de manière régulière afin que vous puissiez prendre connaissance des éventuelles modifications de celle-ci. Notre Politique sera désormais consultable sur notre site web ainsi que sur les plateformes extranet.
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